Настройка воркфлоу
Цель. Изменить процесс, по которому задачи, релизы, проекты или пользователи проходят стадии.
Кто выполняет. Администратор.
Что нужно до начала. Вы знаете схему желаемого процесса: стадии, допустимые переходы и условия.
Время. 30–60 минут.
Правки воркфлоу действуют сразу на все объекты, которые идут по нему. Не правьте рабочий процесс напрямую: клонируйте и проверьте копию.
Основные понятия
| Понятие | Значение |
|---|---|
| Стадия | Этап, на котором находится объект |
| Переход | Разрешённый ход «из стадии → в стадию» |
| Гейт | Условие перехода, например «исполнитель задан» |
| SLA | Срок стадии в днях |
| Автоматизация | Действие, которое система выполняет при создании или переходе |
| Воркфлоу по умолчанию | Применяется, когда не подошёл другой. Для каждой сущности один |
Справочник стадий поставляемых воркфлоу: «Стадии и переходы».
Шаг 1. Клонируйте воркфлоу
- Откройте Админ → Воркфлоу.
- Выберите вкладку нужной сущности: Проект, Релиз, Задача, Пользователь.
- В строке нужного воркфлоу нажмите Клонировать.
Системные воркфлоу (метка «Системный») поставляются с Assist. Прямая правка доступна только администратору. Кнопка Восстановить из шаблона возвращает системный процесс к исходному и стирает ваши правки.
Шаг 2. Откройте редактор
Нажмите Редактировать у копии. Редактор состоит из пяти вкладок.
Вкладка «Общее»
Название, сущность, переключатель включения. Выключенный воркфлоу не предлагается для новых объектов.
Вкладка «Стартовое событие»
Задаёт, к каким объектам применяется воркфлоу: коллекция и фильтры. Без фильтров воркфлоу подходит всем объектам сущности. Используйте фильтры, чтобы, например, воркфлоу «Поддержка» применялся только к проектам типа поддержки.
Вкладка «Статусы»
- Нажмите Добавить статус.
- Введите ключ (служебное имя, например
qa_check) и название для людей. - Для завершающих стадий включите Финальный статус. Финальных можно несколько.
- При необходимости задайте SLA в днях, включите Авто-переход по просрочке и заполните описание стадии.
- Стрелками расставьте порядок.
Вкладка «Переходы»
- Добавьте переходы «из → в» между стадиями.
- Раскройте переход стрелкой слева. Без гейта переход всегда разрешён.
- Чтобы поставить условие, нажмите Включить гейт:
- добавьте Условия, например «Исполнитель не пустой», «Оценка не пустая», «Дата начала задана»; условия объединяются группами «все (И)» и «хотя бы одно (ИЛИ)»;
- введите Подсказку: текст, который увидят люди при блокировке;
- отметьте поля в блоке Заблокировать эти поля после успешного перехода.
Вкладка «Автоматизации»
Автоматические действия при событиях При создании, Перед созданием (валидация) и При переходе:
- сменить стадию связанного объекта;
- заполнить поле текущим временем;
- записать или скопировать значение поля;
- заблокировать операцию при условии;
- выбрать новый текущий релиз.
Автоматизации системных воркфлоу доступны только для просмотра.
Шаг 3. Включите воркфлоу и назначьте по умолчанию
- На вкладке «Общее» включите переключатель.
- Нажмите Сделать по умолчанию, если воркфлоу должен применяться к новым объектам.
- Кабинет спросит, переносить ли существующие объекты. Если не переносить, они остаются на старом процессе.
Шаг 4. Примените к существующим задачам
Для воркфлоу задач есть кнопка Применить к подходящим задачам: мастер из трёх шагов (выбор задач, сопоставление стадий, подтверждение). Кнопка недоступна, пока воркфлоу выключен или в нём нет статусов.
Шаг 5. Проверьте на тестовом объекте
- Создайте тестовую задачу или релиз.
- Пройдите по стадиям.
- Убедитесь, что гейты срабатывают, подсказки понятны, замки появляются там, где нужно.
Удаление и отключение
- Удаление воркфлоу скрывает его: новые объекты по нему не создаются, существующие остаются.
- Последний включённый воркфлоу для сущности выключить или удалить нельзя.
Типичные ошибки
| Ситуация | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Пользователи жалуются, что нельзя перейти | Слишком строгий гейт | Проверьте условия и подсказку |
| Задачи остались на старом процессе | Не применён новый воркфлоу | Используйте «Применить к подходящим задачам» |
| Нельзя редактировать автоматизации | Воркфлоу системный | Клонируйте |
| Вы удалили нужную стадию | Объекты на ней остались без перехода | Верните стадию и переведите объекты |
Что дальше
- Типы задач: тип связан с воркфлоу.
- Дополнительные поля.