Планирование ресурсов

Цель. Расписать на месяц, сколько часов каждый сотрудник отдаёт каждому проекту, и затем сравнить план с фактом.

Кто выполняет. Руководитель или планировщик. Для правки плана у роли нужны права на коллекцию «Планы ресурсов». Остальные могут только смотреть.

Что нужно до начала.

1. Проекты созданы, команды добавлены: «Создание проекта».
2. Заполнен производственный календарь на год. Его ведёт администратор: «Ресурсы. Календарь».

Время. 30–90 минут в начале месяца.

Как работает планирование

План — это числа в клетках. Строка — человек в проекте, столбец — день месяца, число — плановые часы. Факт собирается из треков, которые записывают сотрудники. Сравнение показывает, где людей не хватает, а где они недозагружены.

Шаг 1. Откройте раздел

1. Откройте Работа → Ресурсы.
2. Перейдите на вкладку План.
3. Выберите Месяц.

Шаг 2. Добавьте людей

Есть два способа:

• Добавить в план. Выберите проект и человека. Подходит для единичных добавлений.
• Добавить из команд проектов. Кабинет создаёт пустые строки для всех участников команд. Если выбран фильтр по проекту, добавятся люди только этого проекта. Те, кто уже есть в плане, пропускаются.

Шаг 3. Заполните часы

Способ 1. Массовое заполнение

1. Нажмите Массовое заполнение.
2. Выберите проект, сотрудника, диапазон дат и часы в день, например 6.
3. Подтвердите.

Выходные, праздничные и сокращённые дни получают ноль.

Способ 2. Правка клеток

1. Нажмите на клетку.
2. Введите число часов.
3. Нажмите вне клетки: значение сохранится.

Приоритет

В колонке Приоритет выберите «Высокий», «Средний» или «Низкий». Приоритет не влияет на расчёты, он помогает понять, чьё время важнее при перераспределении.

Шаг 4. Проверьте перегруз

1. Нажмите Предупреждения.
2. В списке «Перегруз по дням» найдите сотрудников, у которых за день запланировано больше 8 часов по всем проектам.
3. Уменьшите часы или переведите часть работы на другого человека.
4. В списке «Факт без строки плана» найдите сотрудников, которые списывали время на проект, но в плане не числятся. Добавьте их кнопкой Добавить в план.

Шаг 5. Выгрузите план

Нажмите Скачать Excel, чтобы передать план коллегам или в бухгалтерию.

Шаг 6. Сравнивайте план с фактом

1. Перейдите на вкладку План-факт.
2. Для каждого человека показаны две строки: План и Факт.
3. Смотрите на цвет клеток факта.

Цвет	Значение	Что делать
Без подсветки	По плану	Ничего
Янтарный	Недозагрузка: факт ниже плана более чем на 20%	Выяснить, записано ли время и чем занят человек
Красный	Перерасход: факт выше плана более чем на 10%	Пересмотреть оценки или перераспределить людей

Общая картина за период: вкладка Статистика. Целевой «Расход ресурса» — 85–100% от плана.

Как проверить результат

• В плане нет красных ячеек перегруза.
• Для каждого проекта виден общий итог часов.
• В середине месяца вкладка «План-факт» не показывает массовой недозагрузки.

Типичные ошибки

Ситуация	Причина	Решение
«Нет строк плана за этот месяц»	План не составлен	Добавьте людей на вкладке «План»
Нельзя править клетки	У роли нет права	Обратитесь к администратору
Факт нулевой	Сотрудники не записывают время	«Учёт времени»
В выходные стоят часы	Часы введены вручную	Исправьте клетку

Что дальше

• Еженедельный контроль.
• Экран «Ресурсы».