Учёт времени
Цель. Записывать, исправлять и проверять часы так, чтобы данные в задачах, релизах, проектах и отчётах были точными.
Кто выполняет. Каждый сотрудник за себя. Руководители могут смотреть чужие часы, если у роли есть право.
Что нужно до начала. На вас назначена задача, вы знаете тип работ.
Главное правило. Записывайте время в день работы. Начало трека не может быть старше 7 дней.
Как записать время
-
Откройте форму одним из способов:
- в карточке задачи нажмите Добавить трек;
- откройте Работа → Мои треки и нажмите Добавить трек;
- на «Моей работе» в блоке «Быстрые действия» нажмите Добавить трек;
- в шапке проекта нажмите Добавить трек.
-
Заполните форму «Новый трек».
-
Нажмите Создать.
Результат. Запись появляется в календаре «Моих треков», в таблице треков задачи, проекта и релиза. Значения «Затрачено» увеличиваются.
Поля формы
| Поле | Обязательное | Как заполнять |
|---|---|---|
| Задача | Да | Выберите из списка. Поиск по названию, номеру, тегу, релизу. Если форма открыта из карточки, задача подставлена |
| Тип работ | Да | Вид деятельности: «Разработка», «Дизайн», «Ревью», «Встречи», «Поддержка», «Общее» |
| Пользователь | Да | По умолчанию вы. Поле для выбора другого человека доступно только при соответствующем праве |
| Начало | Условно | Дата и время начала работы |
| Конец | Условно | Дата и время окончания. Подставляется текущее время |
| Длительность | Условно | Сколько длилась работа |
| Описание | Да | Что именно сделано |
Правило «два из трёх». Достаточно заполнить любые два из трёх полей «Начало», «Конец», «Длительность». Третье кабинет посчитает. Если заполнены все три и они не согласованы, кабинет сообщит «Начало, конец и длительность не согласованы».
Форматы длительности:
| Формат | Значение |
|---|---|
1.5 | 1,5 часа |
90 | 90 минут |
1д 2ч 30м | 1 день 2 часа 30 минут |
Единицу измерения можно переключить значком рядом с полем.
Примеры
| Ситуация | Что ввести |
|---|---|
| Работал с 10:00 до 12:30 | Начало 10:00, Конец 12:30 (длительность 2,5 часа посчитается) |
| Закончил в 18:00, работал 3 часа | Конец 18:00, Длительность 3 (начало 15:00 посчитается) |
| Проводил встречу 45 минут, закончил сейчас | Тип работ «Встречи», Длительность 45 (Конец подставлен сейчас) |
Ограничения
| Правило | Описание |
|---|---|
| Не старше 7 дней | Начало трека не может быть раньше, чем 7 дней назад. Исключение: роль с разрешением «Может создавать треки задним числом» |
| Не в будущем | Окончание не может быть позже текущего момента |
| Не меньше минуты | Минимальная длительность — 1 минута |
| Не больше суток | Один трек не длится более 24 часов |
| Описание обязательно | Пустое описание не принимается |
Подробно: «Правила и ограничения».
Как проверить свои часы
-
Откройте Работа → Мои треки.
-
Вкладка Обзор показывает неделю, день или месяц. Над каждым днём стоит «батарейка» вида
3h/8h: записано часов из нормы 8 часов.
-
Вкладка Список показывает записи таблицей с суммой часов за период. Выберите период и нажмите Экспорт XLSX или Экспорт CSV, если нужна выгрузка.
Как исправить или удалить запись
- Откройте Мои треки (календарь или список) либо вкладку Треки карточки задачи.
- Нажмите на запись, либо на карандаш в строке таблицы.
- Измените поля и сохраните. Для удаления нажмите значок корзины и подтвердите.
Правила давности действуют и при правке: если после изменения начало становится старше 7 дней, кабинет откажет.
Как посмотреть часы по задаче, релизу и проекту
| Что посмотреть | Где |
|---|---|
| Часы по задаче | Карточка задачи, вкладка Треки |
| Часы по релизу | Релиз, вкладка Треки |
| Часы по проекту | Проект, вкладка Треки |
| Часы по людям и дням | Отчёт «Часы по трекам» |
| Часы по проектам | Отчёт «Распределение времени» |
| План и факт | «Ресурсы. План-факт» |
Как записать время за прошлый месяц
Если время забыли записать и прошло более 7 дней, записать его нельзя. Обратитесь к администратору: он может включить для вашей роли разрешение «Может создавать треки задним числом» или записать время иным способом, предусмотренным в вашей компании.
Типичные ошибки
| Сообщение | Причина | Решение |
|---|---|---|
| «Нельзя указывать дату начала старше 7 дней.» | Давность | Обратитесь к администратору |
| «Окончание должно быть позже начала.» | Окончание не позже начала | Исправьте время |
| «Укажите описание выполненной работы.» | Пустое описание | Введите описание |
| «Начало, конец и длительность не согласованы.» | Три значения противоречат | Оставьте два значения |
| «Укажите любые два из трёх…» | Заполнено меньше двух | Заполните два значения |
Полный список: «Сообщения и ошибки».